Was und Warum

Als virtuelle Assistentin begleite ich Kreativ- und Kulturunternehmen dabei, ihre Ideen in die Welt zu bringen, indem ich organisatorische und administrative Aufgaben übernehme – so entsteht mehr Raum für Fokus, Flow und echte gestalterische Freiheit.

Mit meiner ALPEN-SMART-Methode sorge ich für Struktur, klare Abläufe und eine effiziente Projektabwicklung, weil zielgerichtete Planung entscheidend ist, um Ressourcen optimal zu nutzen und langfristig erfolgreich zu sein.

Effizienter arbeiten, kreativer wirken – starte jetzt mit Struktur in deinen Erfolg!

Für wen

Für eine Vielzahl von Unternehmen, die in den Bereichen Kreativität und Kultur tätig sind, wie

  • Kreativagenturen
  • Werbeagenturen
  • Designstudios
  • Verlage und Galerien
  • Video-und Musikproduzenten
  • Kulturhäuser
  • Auktionshäuser
  • Kulturveranstalter
  • Künstler: innen 

Leistungen

Social-Media Management 

Um erfolgreich eine Präsenz in sozialen Netzwerken aufzubauen, ist es entscheidend, die spezifische Art des Engagements auf jeder Plattform zu verstehen. Durch ein tiefes Verständnis der Plattformen und eine gezielte Strategie können Unternehmen ihre Reichweite erheblich steigern und die Kundengewinnung auf ein neues Level bringen. Ich biete Ihnen dabei Unterstützung mit den folgenden Dienstleistungen:

Strategische Planung

  • Zieldefinition und Zielgruppenanalyse
  • Entwicklung einer Contenstrategie
  • Erstellung und Verwaltung von einem Inhaltskalendar für die Social-Media Plattformen

Content-Erstellung 

  • Erstellung und Verwaltung einer Businesspage auf Facebook, Instagram, LinkenId etc.

  • Erstellung von Stories, Posts, Bildern

Community-Management

  • Antworten auf Kommentare und Nachrichten 

  • Durchführung von Umfragen und Abstimmungen

Monitoring & Reporting

  • Überwachung und Analyse der Social-Media-Aktivitäten (Reichweite, Engagement-Rate, Conversion-Rate)

Office-Management 

Ein gut organisiertes Büro ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben optimal zu erledigen. Dies führt zu einer höheren Produktivität und einer besseren Nutzung der Ressourcen, was wiederum bedeutet, dass mehr Zeit für die Kerngeschäfte Ihres Unternehmens zur Verfügung steht. Ich biete eine Bandbreite an Office-Management-Dienstleistungen an, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt werden können:

Administrativer Support

  • Terminplanung und -verwaltung

  • Bearbeitung und Verwaltung Ihrer geschäftlichen Korrespondenz

  • Reisemanagement

Büroorganisation

  • Analyse und Verbesserung Ihrer internen Büroprozesse

  • Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen

  • Dokumentenmanagement und Pflege interner Verwaltungsunterlagen

Finanzverwaltung 

  • vorbereitende Buchhaltung

Kommunikation 

  • E-Mail-Management

  • Kundenkommunikation

Projektmanagement 

Ein strukturiertes Projektmanagement sorgt dafür, dass  Prozesse effizient gestaltet werden. Kreativunternehmen stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Budgets und Ressourcen zu arbeiten. Effektives Projektmanagement hilft dabei, diese Ressourcen optimal zu nutzen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Um Ihre Projekte erfolgreich umzusetzen, biete ich folgende Dienstleistungen an:

Projektplanung und -steuerung

  • Erstellung umfassender Projektpläne
  • Definition klarer Ziele und Meilensteine
  • Ressourcen- und Zeitmanagement
  • Überwachung des Projektfortschritts durch regelmäßige Berichterstattung und Status-Updates 

Risikomanagement 

  • Identifikation potenzieller Risiken 
  • Entwicklung von Strategien zur Risikominderung 

Budgetverwaltung 

  • Überwachung von Projektkosten 

  • Anpassungen zur Einhaltung des Budgets

Was ist ALPEN-SMART Methode?

Die SMART-Methode ist ein bewährtes Instrument für die effektive Zielsetzung und wird häufig in verschiedenen Branchen eingesetzt, einschließlich der Kreativ- und Kulturwirtschaft. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Diese Methode hilft Unternehmen dabei, klare und erreichbare Ziele zu formulieren, die den Erfolg fördern und den Fortschritt messbar machen.

Spezifisch

Ein spezifisches Ziel ist klar und präzise formuliert. Es sollte eindeutig definieren, was erreicht werden soll, sodass keine Missverständnisse entstehen. Für Kreativ- und Kulturunternehmen bedeutet das, dass die Zielsetzung genau auf die beabsichtigten Projekte oder Initiativen zugeschnitten sein muss. Ein Beispiel könnte sein: „Die Besucherzahlen unserer jährlichen Ausstellung um 20 % erhöhen.“

Messbar

Messbare Ziele erlauben es, den Fortschritt objektiv zu bewerten. Durch die Festlegung von Kriterien zur Erfolgsmessung können Unternehmen ihre Fortschritte verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. In der Kreativbranche könnte dies bedeuten, den Erfolg durch Kennzahlen wie Ticketverkäufe, Besucherzahlen oder Online-Engagement zu messen.

Erreichbar

Ziele sollten ambitioniert, aber realistisch sein. Ein unerreichbares Ziel kann demotivierend wirken und Ressourcen verschwenden. Kreativ- und Kulturunternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen Mittel und Fähigkeiten verfügen, um ihre gesetzten Ziele zu erreichen, beispielsweise durch eine realistische Einschätzung ihrer finanziellen und personellen Kapazitäten.

Relevant

Ein Ziel muss für die übergeordneten Ziele und Werte des Unternehmens von Bedeutung sein. Relevante Ziele tragen direkt zum Erfolg und Wachstum des Unternehmens bei. Kulturunternehmen könnten sich zum Beispiel auf Projekte konzentrieren, die ihre Marke stärken oder ihr Publikum erweitern.

Zeitgebunden

Ein zeitgebundenes Ziel hat einen klaren Zeitrahmen. Dies fördert den Fokus und die Dringlichkeit, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass das Ziel erreicht wird. Kreativ- und Kulturunternehmen sollten klare Deadlines für ihre Projekte setzen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Zeitplan arbeiten.

 

Die ALPEN-Methode ist eine effektive Technik des Zeitmanagements, die dazu beiträgt, einen realistischen Tagesplan zu erstellen und Überlastung zu vermeiden. Diese Methode besteht aus fünf Schritten, die durch die Buchstaben des Wortes „ALPEN“ repräsentiert werden. Jeder Buchstabe steht für einen bestimmten Schritt im Planungsprozess:

A - Aufgaben notieren

Im ersten Schritt werden alle Aufgaben, Termine und Verpflichtungen des Tages aufgelistet, um einen Überblick über alle anstehenden Tätigkeiten zu bekommen. Diese Liste sollte vollständig sein und alle relevanten Bereiche abdecken.

L - Länge schätzen

Nachdem die Aufgaben notiert wurden, ist es wichtig, die benötigte Zeit für jede Aufgabe realistisch einzuschätzen. Hierbei geht es darum, den Zeitaufwand für jede Aktivität zu bestimmen und somit die gesamte Dauer des Arbeitstages zu planen. 

P - Pufferzeiten einplanen

Pufferzeiten sind entscheidend, um unvorhergesehene Ereignisse und Unterbrechungen auszugleichen. Ein guter Richtwert ist, etwa 60 % der Tageszeit für geplante Aufgaben zu reservieren und 40 % als Puffer einzuplanen. Diese Flexibilität hilft dabei, auf unerwartete Situationen vorbereitet zu sein.

E - Entscheidungen treffen

In diesem Schritt werden Prioritäten gesetzt. Aufgaben sollten nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. 

N - Nachkontrolle

Der letzte Schritt der ALPEN-Methode ist die Nachkontrolle. Am Ende des Tages wird der Plan überprüft, um festzustellen, welche Aufgaben erfolgreich erledigt wurden und welche nicht. Diese Reflexion hilft dabei, den nächsten Tag besser zu planen und kontinuierlich die eigenen Planungsfähigkeiten zu verbessern.

Durch die zeitgebundene Komponente der integrierten ALPEN-SMART-Methode können Unternehmen besser planen und koordinieren, was besonders wichtig ist, um auf Veränderungen im Markt oder in der Kulturbranche schnell reagieren zu können. Insgesamt bietet diese Methode Kreativ- und Kulturunternehmen ein wertvolles Werkzeug, um ihre Arbeit und Geschäftsziele effektiv zu planen und zu erreichen, was letztendlich zu nachhaltigem Erfolg und Wachstum führt.